Diseño y análisis de puesto

DISEÑO Y ANÁLISIS DE PUESTO

El análisis de puestos consiste en la obtención, evaluación y organización de información sobre los puestos de una organización. Obtener información en el análisis de puestos nos sirve para:

• Compensar en forma adecuada y justa a los empleados
• Ubicar a los empleados en puestos adecuados
• Determinar niveles realistas de desempeño
• Crear planes para capacitación y desarrollo
• Identificar candidatos adecuados a las vacantes
• Planear las necesidades de capacitación de recursos humanos
• Propiciar condiciones que mejoren el entorno laboral
• Evaluar la manera en que los cambios en el entorno afectan el desempeño de los empleados
• Eliminar requisitos y demandas no indispensables
• Conocer el grado exacto de las necesidades de recursos humanos de una empresa

Se debe de recurrir, para la identificación de puestos en empresas grandes, a las nóminas, organigramas vigentes o una investigación directa con los empleados. El cuestionario para análisis de puestos tiene como objetivo la identificación de labores, responsabilidades, habilidades, conocimientos y niveles de desempeño necesarios en un puesto específico. La información que se verifica es la siguiente:

• Identificación del puesto 
• Deberes y responsabilidades
• Requerimientos humanos y entorno laboral 
• Niveles de desempeño

El tener deberes y responsabilidades del puesto permite conocer a fondo las labores desempeñadas. Los requerimientos humanos y entorno laboral permite la planeación de programas de capacitación específico.

Por último, los niveles de desempeño en una organización sirven para determinar la calidad de dichos niveles. 

RECOLECCIÓN DE DATOS

Entrevista

La entrevista puede basarse en el cuestionario general, al cual pueden agregársele preguntas que abarquen las variantes concretas que presenten el puesto. Suele entrevistarse tanto a las personas que desempeñan el puesto como a sus supervisores; por regla general, estos últimos se entrevistan después, a fin de verificar la información proporcionada por el empleado.

Comité de evaluadores

Es especialmente útil cuando el puesto evaluado es de importancia vital y es desempeñado por numerosas personas. Por regla general, la aportación de cada participante añade valiosa información y permite iluminar aspectos pocos claros. 

Observación directa

Este método resulta lento, costoso y en potencia más susceptible de conducir a errores. Un analista no podrá registrar, por ejemplo, las actividades que el empleado efectúa una vez al mes, a menos que permanezca durante todo un mes en su labor de observador. 

APLICACIONES DE LA INFORMACIÓN SOBRE ANÁLISIS DE PUESTOS

Descripción de puestos

Es una forma escrita que explica los deberes, las condiciones de trabajo y otros aspectos relevantes de un puesto específico. Deben tener un formato igual dentro de la compañía,; incluso si se trata de puestos de diferente nivel pueden precisarse características relevantes, pero es indispensable que se siga la misma estructura general para preservar la comparabilidad de los datos. 

Datos básicos:

• Fecha: Dato esencial para determinar si la descripción se encuentra actualizada o no.
• Localización: Incluye el departamento, división, turno, etcétera, en que se ubica el puesto.
• Jerarquía: Aclara las incógnitas que pudieran presentarse cuando sea necesario establecer niveles de compensación.
• Supervisor: La persona ejerce autoridad directa sobre el puesto está vinculada de muchas maneras con el desempeño que se logre.
• Características especiales: Es importante saber si un puesto está sometido al régimen de pagos por tiempo extra, si se pueden pedir cambios de horario, si debe existir disponibilidad para viajar, etcétera. 

Resumen del puesto. Después de la sección de identificación, suele continuarse con un resumen de las actividades que se deben desempeñar. Es ideal que el resumen conste de pocas frases, precisas y objetivas. 

Condiciones de trabajo. No sólo las condiciones físicas del entorno en que debe desempeñarse la labor, sino también las horas de trabajo, los riesgos profesionales, la necesidad de viajar y otras características. 

Aprobaciones. Debido al hecho de que las descripciones de puestos influyen mucho en las decisiones sobre personal, es preciso verificar su precisión. Esa verificación la pueden efectuar el supervisor del analista, el gerente de departamento en que se ubica el puesto y el gerente de personal. 

Especificación del puesto. La descripción define qué es el puesto. La especificación describe qué tipo de demandas se hacen al empleado y las habilidades que deben poseer la persona que desempeña el puesto. 

Niveles de desempeño. Tienen dos propósitos: ofrecer a los empleados pautas objetivas que deben intentar alcanzar y permitir a los supervisores un instrumento imparcial a los supervisores un instrumento imparcial de medición de resultados. Los empleados se benefician de este aspecto porque su moral permanece alta cuando advierten que han logrado las metas del puesto. Sin niveles de medición, es imposible medir el desempeño logrado en un puesto.